Aneka Jenis Template Emis, Fungsi, dan Cara Menggunakan

Pada pemutakhiran Emis Madrasah periode semester gasal Tahun Pelajaran 2018/2019 terdapat alternatif pilihan mengunggah beberapa data dengan menggunakan template emis. Jika pada awal peluncuran hanya dikenal template upload siswa baru untuk siswa umum, maka sekarang terdapat beberapa jenis template lainnya yang disediakan. Ayo Madrasah mencatat ada tiga jenis template yang akan diuraikan pada artikel ini termasuk fungsi dan cara menggunakan masing-masing template tersebut.

Ketiga jenis template yang disediakan oleh Emis Online antara lain adalah Template PPDB, Template Ruang Kelas, dan Template Siswa Kelas Akhir.

Yang perlu dipahami adalah ketiga template tersebut (Template PPDB, Ruang Kelas, dan Siswa Kelas Akhir) hanyalah salah satu alternatif dalam mengunggah data emis madrasah. Artinya dalam melakukan pemutakhiran tidak harus menggunakan template tersebut dan bisa memilih 'cara manual' apalagi jika data yang harus diunggah tidak terlalu banyak. Sebagai contoh, jika data ruangan kelas hanya terdiri atas beberapa rombel saja lebih baik mengisi dan melengkapinya dengan cara manual ketimbang menggunakan template.

Apalagi saat Ayo Madrasah mencoba menggunakannya, sesaat sebelum artikel ini ditulis, masih sering mengalami kegagalan saat mengunggah data dengan menggunakan template yang disediakan oleh emis online.

Baca juga: Jadwal Update Emis 2018/2019 Semester 1

Untuk menggunakan template-template ini ada beberapa tahapan yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Download template
2. Mengisi template dalam format excel
3. Menyimpan template dalam format csv
4. Mengunggah template

Berikut ini penjelasan terkait jenis, fungsi, cara mengisi, dan cara mengunggah template-template yang disediakan oleh emis online tersebut.

1. Jenis dan Fungsi Template Emis

1). Template PPDB

Template PPDB telah disediakan oleh emis online sejak awal peluncuran Emis tahun pelajaran ini. Template PPDB atau Siswa Baru ini fungsinya adalah untuk digunakan mengunggah data siswa baru yang berasal dari sekolah umum (TK, SD, SMP, dan SMA). Sedangkan untuk siswa yang berasal dari RA dan madrasah dientri dengan mode pencarian berdasarkan NSM RA dan Madrasah (menu "Siswa Baru dari RA, MI, MTs) yang terdapat di menu "Siswa Aktif" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa).

Pun jika siswa baru dari sekolah umum jumlahnya tidak banyak. Ketimbang memakai template PPDB, Ayo Madrasah lebih menyarankan menggunakan cara manual dengan mengklik tombol "Siswa Baru" yang terdapat di menu "Siswa Aktif".

Aturan terkait dengan template PPDB, sebagaimana tertulis di emis, adalah sebagai berikut:

• Siswa yang diupload pada PPDB adalah Siswa Baru yang berasal dari Sekolah Umum (TK, SD, SMP, SMA).
• Pastikan Penulisan Nama, Tempat Lahir, Tanggal dan Lahir benar, sebelum menambahkan kedalam system.
• Saat ini system tidak menerima perbaikan Nama, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir.
• Data yang diupload, merupakan data per Rombel per Jenjang Pendidikan .
• Apabila dikemudian hari ditemukan siswa yang berasal dari madrasah di upload melalui menu PPDB ini, Madrasah menerima sebab akibat (sanksi) yang ditimbulkan dikemudian hari.
• Dilarang menambahkan kolom template.
• Baca Petunjuk Pengisian (terdapat dalam file excel).

Terkait template PPDB, baca artikel kami: Form Upload Siswa Baru Emis Online 2018/2019

2). Template Ruang Kelas

Template Ruang Kelas digunakan untuk melengkapi informasi terkait ruangan kelas yang meliputi nama ruangan, kelas, nama rombel, jurusan, bahasa (khusus kelas jurusan bahasa), dan kurikulum yang digunakan.

Sama seperti template lainnya, jika ruangan kelas yang dimiliki tidak terlalu banyak, Ayo Madrasah menyarankan untuk mengeditnya secara manual di menu "Sarpras > Rincian Data Ruangan"

Aturan terkait dengan template Ruang Kelas, sebagaimana tertulis di laman emis, adalah sebagai berikut:

• Data berisikan informasi ruang kelas.
• Jika belum terdapat dalam template, dapat ditambahkan melalui menu Sarpras - Ruangan.
• Dilarang menambahkan data ruang kelas melalui template.
• Dilarang menambahkan kolom template.

3). Template Siswa Kelas Akhir

Template Siswa Akhir adalah template yang fungsinya untuk melengkapi data siswa jenjang kelas terakhir (calon peserta ujian). 

Aturan terkait dengan template Siswa Kelas Akhir, sebagaimana tertulis di laman emis, adalah sebagai berikut:

• Template Siswa Kelas Akhir berasal dari siswa jenjang kelas akhir
• Apabila, terdapat siswa kelas akhir yang belum masuk dalam daftar dapat dimasukan dengan Mutasi Umum (siswa dari Sekolah Umum) atau Mutasi dari Madrasah Siswa berasal dari madrasah)
• Dilarang menambahkan data siswa melalui template.
• Dilarang menambahkan kolom template.

2. Download dan Unggah Template Emis

Ketiga jenis template tersebut dapat diunduh langsung di menu Template (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/template). Pun ketika sudah selesai diisi, template dapat diunggah (upload) di menu yang sama.

Pada menu Template terdapat keterangan dan petunjuk tentang fungsi dan pengisian masing-masing template. Pun tombol untuk mengunduh (download) dan mengunggah (upload) baik untuk Template PPDB, Template Ruang Kelas, maupun Template Siswa Kelas Akhir.

3. Cara Mengisi Template Emis

Setelah mengunduh template (Template PPDB, Template Ruang Kelas, Template Siswa Kelas Akhir) baca dan pahami petunjuk umum terkait template yang terdapat di laman menu "Template" tersebut. Juga baca terlebih dahulu petunjuk pengisian yang disertakan.

4. Menyimpan Template ke Format CSV

Setelah selesai mengisi template dan sebelum mengunggahnya, template harus disimpan dalam format CSV (Comma Separated Values) terlebih dahulu.

Untuk merubah format dari excel (.xlsx) menjadi .csv caranya adalah sebagai berikut:

1. Buka file excel "Template" yang telah diisi
2. Klik "Office Button" (jika menggunakan excel 2007) atau menu "File" (jika menggunakan excel 2010 dan setelahnya)
3. Klik "Save As"
4. Pada bagian "Save as type" klik panah ke bawah hingga muncul banyak pilihan format
5. Pilih "CSV (Comma delimited) (*.csv)"
6. Klik "Save"

Setelah menjadi file berformat CSV, template siap untuk diunggah ke emis online.

5. Cara Mengunggah Template Emis

File template yang telah diisi dan disimpan dalam format CSV (Comma delimited) siap untuk diunggah. Untuk mengunggahnya, caranya:

1. Buka emis pada menu "template"
2. Klik pada ikon unggah yang ada di ujung kanan masing-masing jenis templat
3. Akan terbuka halaman pengunggahan sesuai dengan jenis template (Siswa PPDB; Rombongan Belajar/Kelas; atau Capesun)
4. Klik pada tombol "Choose File"
5. Terbuka jendela untuk mencari dimana lokasi file CSV berada.
6. Klik "Open"
7. Kembali ke halaman "Pengunggahan Template", dengan nama file csv tertulis di samping kolom Choose File.
8. Klik tombol "Simpan"
9. Selesai

Setelah mengupload file template dalam format csv ada baiknya untuk melakukan pengecekan data sudah berhasil diunggah atau belum. Pengecekan dapat dilakukan di menu masing-masing, yaitu:

1. Template PPDB silakan cek di menu "Kesiswaan > Siswa Aktif" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa)
2. Template Ruang Kelas, sila cek di menu Sarpras > Rincian Data Ruangan" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/lembagasarpras/data-ruangan)
3. Template Siswa Kelas Akhir, sila cek di menu "Kesiswaan > Capesun" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa/capesun)

Itulah ketiga jenis template emis dan fungsinya lengkap dengan aturan dan petunjuk pengisian, cara merubah ke format csv, serta cara untuk mengunggahnya. Dengan adanya template emis ini tentu menambah pilihan alternatif bagi operator untuk memutakhirkan data emis. Terutama bagi madrasah-madrasah besar, dengan jumlah siswa baru, ruang kelas (rombel), dan calon peserta ujian yang banyak.